3 Descripción General del Sistema
El sistema BOL es una plataforma integral que permite administrar de forma centralizada las operaciones de transporte y logística, desde la creación de un viaje hasta su cierre y liquidación final. Su diseño está orientado a dar seguimiento puntual a cada etapa del proceso operativo, garantizando que la información se mantenga completa, validada y disponible en tiempo real para todos los usuarios involucrados.
Flujo General de Operación
El sistema sigue un flujo operativo secuencial que acompaña la carga desde su solicitud inicial hasta su cierre administrativo:
- Recepción de la solicitud (Previajes): se capturan o reciben las referencias enviadas por el cliente.
- Validación y confirmación (Pre-programación): se revisa y completa la información antes de asignar la operación.
- Ejecución y seguimiento (Viajes): se administra el viaje activo, su documentación, servicios, gastos y facturación.
- Análisis y cierre: se consultan indicadores de desempeño (Dashboard) y se concilian los movimientos de combustible y casetas (Liquidaciones).
Este flujo permite que la información capturada en una etapa temprana se mantenga disponible y trazable durante todo el ciclo de vida del viaje, evitando la duplicación de datos y facilitando la auditoría de cada operación.
Módulos del Sistema
El sistema está organizado en distintos módulos, cada uno enfocado en una etapa específica del proceso operativo:
- Requisitos de acceso: describe el proceso de inicio de sesión al sistema.
- Módulo de Previajes: gestiona las solicitudes de transporte antes de convertirse en viajes operativos.
- Módulo de Pre-programación: permite validar y confirmar la información de los viajes antes de su asignación.
- Módulo de Viajes: permite consultar, filtrar y administrar los viajes activos, así como su documentación, servicios, gastos y facturación asociados.
- Catálogos: concentra la información base del sistema, incluyendo usuarios, clientes, proveedores, tipos de equipo, direcciones y rutas.
- Dashboard: ofrece una vista ejecutiva y operativa mediante indicadores (KPIs) y gráficas de desempeño.
- Liquidaciones: permite consultar los consumos de combustible y los cruces de casetas registrados por las unidades.
- Panel de Notificaciones: centraliza los eventos y alertas generados por el sistema.
- Módulo de Configuración: administra la seguridad de la cuenta, así como los roles y permisos de los usuarios.
Cada módulo cuenta con funcionalidades específicas de búsqueda, filtrado y edición, diseñadas para facilitar la operación diaria y garantizar la trazabilidad de la información a lo largo de todo el proceso logístico.
Usuarios del Sistema
El sistema está pensado para ser utilizado por distintos perfiles dentro de la operación logística, entre ellos:
- Operadores logísticos, encargados de la captura y seguimiento diario de los viajes.
- Coordinadores de tráfico, responsables de validar y confirmar la programación de las operaciones.
- Personal de exportaciones, encargado de la documentación aduanal y de comercio exterior.
- Supervisores, quienes consultan indicadores de desempeño y dan seguimiento a las operaciones activas.
- Administradores del sistema, responsables de la configuración de usuarios, roles y permisos.
Cada rol cuenta con niveles de acceso específicos, configurables desde el Módulo de Configuración, lo que permite adaptar la información disponible según las funciones de cada usuario dentro de la organización.
Beneficios del Sistema
- Centralización de la información: toda la operación queda registrada en una sola plataforma, evitando el uso de múltiples archivos o sistemas paralelos.
- Trazabilidad completa: cada viaje conserva un historial de cambios, permitiendo identificar quién realizó una modificación y en qué momento.
- Visibilidad en tiempo real: mediante la Vista GPS y el Dashboard, es posible monitorear la operación conforme sucede.
- Reducción de errores operativos: los procesos de validación en Previajes y Pre-programación permiten detectar información incompleta antes de que el viaje inicie su ejecución.
- Toma de decisiones basada en datos: los indicadores de rentabilidad, desempeño de proveedores y uso de equipos facilitan el análisis estratégico de la operación.
