2 Introducción
2.1 Objetivo del Manual
El presente manual tiene como objetivo proporcionar a los usuarios las instrucciones necesarias para utilizar correctamente el Sistema de Gestión de Exportaciones y Rastreo Logístico, permitiendo el monitoreo, control y seguimiento de unidades terrestres y marítimas involucradas en operaciones de comercio exterior.
La operación logística internacional demanda precisión y capacidad de respuesta ante cambios constantes: fechas de carga que se mueven, unidades que requieren reasignación, documentación que debe estar lista en el momento correcto. Contar con una plataforma que centralice esta información y la mantenga actualizada en tiempo real es indispensable para operar con confiabilidad y evitar retrasos que impacten al cliente final.
El sistema centraliza en una sola plataforma la operación diaria de BOL: desde la programación de un viaje hasta su liquidación final, pasando por el control de catálogos (clientes, proveedores, equipos, rutas y direcciones), el monitoreo en tiempo real mediante GPS, y la generación de indicadores ejecutivos que apoyan la toma de decisiones. Esta integración busca reducir el trabajo manual, evitar duplicidad de información entre sistemas y dar visibilidad inmediata del estatus de cada operación a través de un esquema de semaforización que identifica, de un vistazo, qué requiere atención y qué está en orden.
A través de este documento, el usuario encontrará las instrucciones necesarias para operar cada uno de los módulos del sistema, desde el acceso inicial hasta la gestión avanzada de viajes, catálogos, liquidaciones y reportes ejecutivos. Se incluyen también los flujos de sincronización automática con proveedores externos de rastreo satelital (GPS), la lógica detrás de los estados y alertas que el sistema genera, y las consideraciones necesarias para mantener la información actualizada y consistente entre plataformas.
2.2 Alcance
Este documento está dirigido a:
- Operadores logísticos.
- Coordinadores de tráfico.
- Personal de exportaciones.
- Supervisores.
- Administradores del sistema.
Cada uno de estos roles interactúa con distintos módulos del sistema según sus responsabilidades; sin embargo, este manual está organizado de forma que cualquier usuario pueda ubicar rápidamente la información que le corresponde, sin necesidad de conocer a fondo los módulos ajenos a su función.
Este manual permitirá a los usuarios:
- Gestionar y dar seguimiento a los viajes asignados, desde su calendarización hasta su cierre.
- Confirmar y programar operaciones de transporte, incluyendo previajes y preprogramaciones.
- Administrar la información de clientes, proveedores, usuarios y equipos a través de los catálogos del sistema.
- Interpretar correctamente las señales de semaforización en las vistas de Viajes, Previajes y GPS, para priorizar la atención donde realmente se requiere.
- Consultar indicadores de desempeño y rentabilidad mediante el dashboard ejecutivo.
- Registrar y controlar gastos, servicios y facturación asociados a cada operación.
- Dar seguimiento a la ubicación y estatus de los equipos en tiempo real, incluyendo la sincronización de operadores, tractos y cajas con plataformas de rastreo GPS.
- Configurar los accesos y permisos del sistema conforme al rol de cada usuario.
A lo largo del manual se incluyen capturas de pantalla, procedimientos paso a paso y consideraciones importantes para facilitar el aprendizaje y garantizar el uso correcto de cada funcionalidad. Asimismo, se documentan los casos frecuentes y las reglas de negocio que explican por qué el sistema se comporta de cierta manera ante determinadas condiciones, con el fin de que el usuario no solo sepa operar la plataforma, sino también entender la lógica detrás de cada proceso.
2.3 Estructura del Manual
Los capítulos de este documento siguen el orden natural en que se opera la plataforma:
- Descripción general del sistema — presenta el flujo operativo completo y los módulos disponibles.
- Requisitos de acceso — condiciones previas e inicio de sesión.
- Previajes y pre-programación — captura y confirmación de operaciones antes de que el viaje inicie.
- Viajes — monitoreo operativo, seguimiento de transiciones y gestión de incidencias.
- Catálogos — administración de clientes, proveedores, usuarios y equipos.
- Dashboard — indicadores ejecutivos de desempeño y rentabilidad.
- Liquidaciones — control de gastos, servicios y facturación.
- Panel de notificaciones — alertas y avisos generados por el sistema.
- Configuración — permisos y ajustes de cuenta según el rol de cada usuario.
El manual cierra con un apartado de anexos, que incluye glosario, requisitos técnicos y bitácora de control de versiones del documento.